[기간연장] 한일축제한마당2024 in Tokyo 행사운영사 공모 24.04.16
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한일축제한마당2024 in Tokyo
 행사운영사 공모 안내 (기간 연장)


‘한일축제한마당2024 in Tokyo’ 행사에 참여할 행사운영사를 다음과 같이 공모합니다. 많은 관심과 참여바랍니다.
한일축제한마당2024 in Tokyo 운영위원장
1. 한일축제한마당2024 in Tokyo 개요
가. 사업목적
한일 공동교류 행사로써 양국의 다채로운 문화예술 프로그램 진행을 통해 양국 우호관계 증진을 도모
나. 추진배경
2005년 “한일우정의 해” 주요 사업으로 서울에서 개최
이후 2008년까지 매년 서울에서 개최
2009년 2월 11일 한일 외교장관회담에서 서울과 도쿄 동시개최 합의
2009년 이후 매년 서울과 도쿄에서 같은 시기에 개최


다. 행사개요(안)
행사명 : 한일축제한마당2024 in Tokyo
일시 및 장소
  ‐2024년 9월 28일(토) ~ 29일(일) 고마자와 올림픽공원 중앙광장(예정)
※9.26(목)~27(금) 준비・설치, 9.30(월) 철거
프로그램 안
  ‐ 무대 행사 : 개회식, K-POP콘서트, 한일무대공연 등 ‐ 부대 행사 : 상설부스 (한식판매, 한복시착 등)

2. 위탁 사업 개요
가. 사업내용
행사 전체 기획・운영・관리, 공연단 섭외 및 관리, 행사장 사용 신청 업무 및 제작물 설치, 홍보 및 취재 대응, 기부금・협찬금 모금 활동 추진 및 관련 업무 등

나. 사업기간
2024년 5월경(계약체결 후) ~ 2024년 12월경(최종정산서 및 감사보고서 제출시까지)

다. 예산액(예정) : 약 1억 2500만엔 ※ 기부금 및 협찬금액에 맞춰 조정
한국 및 일본 정부 지원금 : 약 9500만엔
기부금 및 협찬금 : 약 3000만엔
단, K-POP 시크릿 콘서트 출연 아티스트 및 한국 공연단 출연 관련 비용은 문화체육관광부가 별도 부담. K-POP 아티스트 및 한국공연단 출연 관련 업무는 문화체육관광부가 선정한 한국 국내사업자가 실시.

3. 위탁 주요 내용
가. 홍보
홍보인쇄물 제작 배포
언론 홍보

나. 행사 전반
사무국 설치 및 운영
기부금・협찬금 모집 및 관련 업무 전반
실행위원회 관리 및 회의 개최
행사장(고마자와 올림픽공원 중앙광장 : 기확보) 계약 및 관리
행사진행 및 운영 계획 수립
자원봉사단 모집 및 교육, 관리
출연 공연단 초청 및 관리
상설부스(한식판매, 각종 체험 코너 등) 관리
K-POP시크릿 콘서트 관람자 모집 업무 전반
개회식 초대업무 전반
사진, 동영상 촬영 등 기록
결과보고서 제출

4. 사업자 선정
가. 선정 일정 ※ 일정은 사정에 의해 변경될 수 있음
참가 신청 서류 제출기한 : 2024년 5월 13일(월) 12:00까지 5월 20일 (월) 12:00까지
1차 서류 심사 결과 발표(개별통보) : 2024년 5월 중순 ※ 예정
2차 프레젠테이션 심사(1개사당 제한시간 40분) : 2024년 5월 중순 ※ 예정
우선 협상대상자 발표(개별통지) : 2024년 5월 중순 ※ 예정

나. 선정 절차 및 방법
1차 서류 심사
2차 프레젠테이션 심사
협상
  ‐우선 협상대상자와 협상이 이루어지면 차순위 협상대상자와는 협상 생략
  ‐우선 협상대상자와 협상이 결렬되면 차순위 협상대상자 순으로 협상 실시
계약

5. 응모 방법
가. 응모 자격
대상 사업을 수행할 능력을 갖춘 사업체(기관, 단체 또는 기업)
공고 전일로부터 최근 3년 이내 문화예술 행사 실적(경험)있는 사업체
  ※일본에 주소를 두지 않는 사업체는 응모 불가 (단, 일본에 주소를 두는 사업체 또는 협력업체와의 공동 응모는 가능하나 이 경우에는 협력업체의 사업 수행 능력 및 문화예술 행사 실적의 증명이 필요)

나. 응모 신청 서류 제출
제출기한 : 2024년5월13일(월) 12:00(필착)
제출처 : Japan-Korea Festival 7F, KOREA CENTER, 4-4-10, Yotsuya, Shinjuku-ku, TOKYO, 160-0004
제출방법 : 우편 또는 지참

다. 응모시 유의사항
제출된 사업계획서(제안서)의 내용은 주최측(한일축제한마당 실행위원회・운영위원회)의 허가 없이 변경할 수 없으며, 계약 체결 시 계약조건의 일부로 간주됨.
사업계획서(제안서) 심사시 필요한 경우 제출서류 이외의 추가자료를 요구할 수 있으며, 이에 따라 제출된 자료는 사업계획서(제안서)와 동일한 효력을 가짐.
제출된 서류는 계약서에 특별히 명기하는 내용 외에는 계약서에 준하는 효력을 가지므로 신중히 작성 요망.
사업계획서(제안서)의 내용은 객관적으로 입증할 수 있어야 하며, 내용이 허위로 확인될 경우 또는 입증요구에 입증하지 못하는 경우는 평가대상에서 제외. 사업자 선정 후에 부정 및 허위가 밝혀질 경우 손해배상을 청구할 수 있으며, 관련 제반 비용은 제안사업자가 전적으로 부담함.
응모와 관련된 일체의 비용은 응모자의 부담으로 하며, 제출된 서류는 일체 반환하지 않음.
사업수행에 따른 산출물의 소유권은 주최측(한일축제한마당2024 실행위원회・운영위원회)에 있음.
예산은 행사운영사의 기관 운영을 위한 인건비 등 경상적 경비에 사용할 수 없음.
행사운영사 선정 이후 당초 사업계획이 중대하게 변경되는 경우에는 행사운영사 선정 및 계약을 취소할 수 있음.
제출서류가 부정 또는 허위로 작성된 사실이 발견될 경우 평가대상에서 제외되며, 계약 후에도 행사운영사 선정 및 계약을 취소할 수 있음.
본 공모신청 및 사업수행과정에서 주최측(한일축제한마당 실행위원회・운영위원회)에서 제공한 자료는 다른 목적으로 사용할 수 없으며, 이에 대한 모든 책임은 행사운영사가 부담함.
본 행사운영사 공모안내에 기재된 내용은 최소한의 사항만을 규정하였으므로, 그 외의 사항에 대해 문제가 발생되지 않도록 행사운영사가 사전 관련 조치를 취하여야 함.
사업자선정위원회 구성, 심사기준, 심사과정, 심사결과에 대해 이의를 제기할 수 없으며, 심사결과의 세부내용은 공개하지 않음.
공모한 사업계획서 중 행사 수행에 부합한 사업자(사업계획서)가 없을 경우에는 선정하지 않을 수도 있음.

6.사업계획서 작성
가. 제출서류
【양식참조】
응모신청서
최근 3년간 사업 실적
사업 실적증명서
경영실태보고서
사업수행 조직체계 및 인력 계획
사업수행 인력 인적사항(인력별 작성)

【자유형식】
협찬금 모금 계획 및 추진 전략
예산지출계획서
행사전체내용 기획안
홍보 계획
기타 성공적 공연추진을 위한 사항

【첨부】
사업자등록증 사본
법인등기부등본 사본
법인 정관

나. 사업계획서 작성요령
동사업의 개요, 프로그램안 및 사업계획서 작성요령을 최대한 충족하도록 일본어로 작성.
상기 항목에 예시되지 아니한 사항이라도 본 사업 수행에 필요하다고 판단되는 내용 등이 있는 경우 추가제안 가능.
상세하게 작성하는 것을 원칙으로 근거・참고자료 등을 첨부. 전문적이고 기술적인 설명자료 등의 내용이 많을 경우에는 별지자료 작성.
작성내용을 객관적으로 입증할 수 있는 자료는 별첨하여 제출 가능함.
꼭 필요한 사항 위주로 명료하게 작성하여야 하며, 불확실한 용어의 사용 및 추상적인 표현(‘~할 수 있다’ 등)은 금지함.

7. 사업자 심사
가. 심사 및 선정방법
행사사업사 심사위원회를 구성하여 심사기준에 따라 사업계획서를 검토해서 채점.
가장 높은 점수를 얻은 사업자를 우선교섭사업자로 선정.

나. 평가 항목 및 배점
구 분 평 가 항 목 배 점
사업 기획 ○ 기획의 창의성, 당사업에의 이해도
○ 사업계획의 구체성, 적합성, 실현가능성
25
사업 추진 ○ 사업실적(유사사업 추진 실적) 및 수행능력
○ 행사의 운영 및 관리계획의 적정성과 가능성
20
인력・조직관리 ○ 인력투입계획 및 현장운영인력의 적정성 15
홍보 ○ 홍보계획(가성비 등) 15
수입 및 지출 ○ 협찬금 모금 계획
○ 예산 지출 계획
25

8. 문의
Japan-Korea Festival
7F, KOREA CENTER, 4-4-10, Yotsuya, Shinjuku-ku, TOKYO, 160-0004
TEL : 03-5341-4791
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